8(800) 700-38-48

Как правильно организовать конференцию

Конференция: стратегические решения для вашего бизнеса

Конференция – возможность обсудить с хорошими специалистами проблемы, важные вопросы и этапы развития компании. В процессе мероприятия слушатели и участники получают большой объем нужной информации, имеют неограниченную возможность выступить с предложениями и участвовать в обсуждении. Общая продуктивность конференции зависит от четкой правильной организации.

Что такое конференция, важные составляющие успеха предприятия

Конференцией принято называть собрания профессионалов в той или иной области для обсуждения ранее заявленных вопросов и проблем. Число участников конференции может быть разным, но чаще всего достигает более 200 человек. Время проведения мероприятия обсуждается устроителями. Как правило, конференции имеют масштабный формат и длятся не менее 3-4 дней.

Успешность мероприятия зависит не только от тщательной организации, но и от интереса к ней слушателей. Правильно подобранные темы, вовремя оповещенные участники, отсутствие организационных сбоев и накладок – все это приведет к тому, что вопросы, выставленные на обсуждение, будут решаться просто, легко и в пользу компании-устроителя.

Подготовка конференции

Чтобы не уронить имидж компании, укрепить репутацию и свои позиции на рынке сбыта, важно проявить всю возможную находчивость, терпение и талант для проведения мероприятия.
  • Тема – самый первый важный вопрос, который нужно решить. Четко сформулированная и актуальная тема вызовет активное обсуждение, интерес к процессу всех участников. В случае, если вы планируете провести конференции по тематике, которая уже была, то проанализируйте результат прошлого мероприятия. Больший интерес вызовут позиции, по которым не было принято единого мнения. Именно они позволят высказывать свои суждения участникам и отстаивать точку зрения, а значит проявить интерес.
  • Количество приглашенных – от этого зависит не только выбор зала, но и бронирование гостиниц, организация досуговых развлечений. Не стоит забывать о прессе, ее непременно нужно пригласить и позволить как можно шире осветить все вопросы (если разговор не идет о внутренних проблемах компании). Предварительные расчеты должны быть такими: приглашенных 150 человек, значит, зал на 170-180 посетителей будет уместен. Заключая договор об аренде, позаботьтесь о рабочем оборудовании, наличии транспорта и шаговой доступности гостиниц.
  • Время – проведение мероприятия должно зависеть от актуальности темы данному времени.
  • Оповещение целевой аудитории – заинтересованные лица должны быть поставлены в известность заранее о времени и месте конференции. Не нужно стесняться пускать в ход все возможные каналы: СМИ, письма, интернет-сообщения. Но если ваша конференция совпадает по времени с мероприятием подобной тематики, лучше по возможности отказаться и перенести сроки.
  • Четкий и подробный план мероприятия поможет избежать накладок. Но лучше оставлять некоторый запас времени, это придаст плану гибкость и не позволит непредвиденным ситуациям внести неразбериху.

Советы по организации конференций

Создайте штаб, откуда будет идти полное управление мероприятиями. Задействуйте все возможные человеческие ресурсы и проследите, чтобы каждый отвечал за порученное дело. В этом случае, вы не столкнетесь с непредвиденными сбоями в работе.

Предварительная работа с докладчиками позволит избежать непонятных тем, неловкостей и слишком продолжительных выступлений.

Подберите на роль ведущего (спикера) того, кто уже умеет работать на конференциях и сможет удержать прения, обсуждения и более острые вопросы в рамках темы. Пригласите экспертов в данной области, так вы не только поднимете статус мероприятия, но и получите больше ответов на вопросы.

Выступая в роли устроителя конференции, вы должны держать в «поле зрения» все: каталоги, формуляры, бланки регистрации, развлекательные мероприятия и отдых для посетителей. Для этого понадобиться большое внимание и сосредоточенность.

Если вы пока не знаете с чего начать или у вас нет подходящего опыта, обратитесь в компанию «ТРАНСТУР ТРЕВЕЛ». Команда профессионалов оперативно и с полным знанием дела подготовит мероприятие любого уровня и формата.

Москва
Тел: +7 (495) 792-38-48     
Контактное лицо:
Амелечкина Ульяна (доб. 258)
Е-mail: amelechkina@transtour.ru

Санкт-Петербург
Тел: +7 (812) 332-22-04 (многоканальный)
Е-mail:  corporat2@transtour.com.ru